Controleren thuiswerkende werknemer kent strikte voorwaarden

Het is in sommige gevallen toegestaan om werknemers te controleren, maar hieraan zijn wel strikte voorwaarden gesteld om de privacy van werknemers te waarborgen. Bijvoorbeeld als mensen in toenemende mate thuis of op afstand werken. Dat schrijft minister Koolmees in antwoord op Kamervragen over het bericht “‘Gluurapparatuur’ in trek door thuiswerken, vakbonden bezorgd”. Vertrouwen tussen werkgever en werknemer is de basis voor een goede arbeidsrelatie. 

Waarom noodzakelijk?

Zo moet de werkgever goed beargumenteren waarom het noodzakelijk is om werknemers te controleren. De werkgever moet ook beargumenteren waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het belang van de werknemer, namelijk het recht op privacy. Ook moet de werkgever de werknemer vooraf informeren dat er gecontroleerd kan worden.

Ondernemingsraad

Daarnaast heeft een ondernemingsraad (OR) op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) instemmingsrecht ten aanzien van voorgenomen besluiten van de ondernemer inzake regelingen betreffende personeelsvolgsystemen en omtrent het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens van de personen die in de onderneming werken.

AVG en UAVG

De belangrijkste voorwaarden voor de controle op werknemers zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is een overzicht van en toelichting op alle voorwaarden te vinden.

Het maakt niet uit of het werk thuis of op de werkplek plaatsvindt. De regels voor controle van werknemers zijn in beide gevallen gelijk. De werkgever mag de werknemer dus niet opeens intensiever monitoren omdat het werk vanuit huis wordt uitgevoerd.

Een melding over ongeoorloofd digitaal toezicht valt onder de AVG-wetgeving. Het toezicht op de naleving van de AVG ligt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Werknemers worden verzocht om meldingen met betrekking tot ongeoorloofd digitaal toezicht te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy werknemers

Het is in sommige gevallen toegestaan om werknemers te controleren, maar hieraan zijn wel strikte voorwaarden gesteld om de privacy van werknemers te waarborgen. De werkgever moet voldoen aan diverse voorwaarden voor het controleren van zijn werknemers. Daarnaast is het belangrijk om
aandacht te hebben voor het gebruik en de uitwerking van de controlesystemen en hoe werknemers dit ervaren.

De werkgever moet goed beargumenteren waarom het noodzakelijk is om werknemers te controleren. Vaak kan een werkgever ook op een minder ingrijpende manier controleren dan via digitale monitoring. Bijvoorbeeld door afspraken te maken over wat een werknemer moet doen op een dag en hoe de werknemer zich daarover kan verantwoorden. De AP heeft er geen zicht op of het maken van deze afwegingen in de praktijk ook voldoende gebeurt.

Het is aan werkgevers en werknemers gezamenlijk om goede afspraken te maken over de eventuele (digitale) controle en daar invulling aan te geven. Daarin heeft de minister geen rol.

Wat kan werknemer doen?

Als een werknemer vermoedt dat de (digitale) controle niet in overeenstemming is met de geldende voorwaarden kan hij hierover eerst in gesprek gaan met zijn werkgever. Ook kan hij hiervoor terecht bij de ondernemingsraad of de vertrouwenspersoon, indien aanwezig. Ook kan er een melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In het uiterste geval heeft de werkgever of de werknemer de mogelijkheid om naar de kantonrechter te stappen als binnen de arbeidsrelatie geen overeenstemming bereikt kan worden over de mate waarin of de wijze waarop het controleren van de werknemer door de werkgever plaatsvindt.

Klachten over digitale monitoring

Hoeveel meldingen zijn er bij de AP over controle op thuiswerken gedaan en hoe zijn deze meldingen afgehandeld? Er zijn in 2020 veertien klachten ontvangen in de periode 1 januari tot en met 1 december. Drie daarvan zijn afgehandeld. Voor één van deze klachten is een gesprek gevoerd met de organisatie
om uit te leggen wat de regels zijn. Voor een andere klacht heeft de AP de burger erop gewezen welke stappen hij/zij zelf in eerste instantie kan nemen richting de organisatie om het probleem op te pakken. Elf klachten worden nog door de AP bekeken.

Alhoewel de AP een toename in het aantal klachten signaleert over digitale monitoring sinds de start van de coronacrisis, is het totaal aantal klachten over dit onderwerp beperkt.

Op dit moment ziet Koolmees geen aanleiding om de AP te verzoeken om aanvullende informatie over thuiswerken en privacy te publiceren. Op de website van het AP staat uitgebreide informatie over de voorwaarden die gelden voor het controleren van werknemers.

Persoonsgegevens

De gegevens die worden verzameld door de toepassing van monitoringsoftware kunnen direct worden gelinkt aan individuele medewerkers. Om deze reden zijn deze gegevens te beschouwen als persoonsgegevens in de zin van de AVG.

Het onrechtmatig en disproportioneel verwerken van persoonsgegevens is een overtreding van de AVG. Het toezicht op de naleving van de AVG ligt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en niet bij de Inspectie SZW. De AP monitort de naleving van de AVG en naar aanleiding van klachten of meldingen kan er onderzoek door de AP ingesteld worden.

Het maakt niet uit of het werk thuis of op de werkplek plaatsvindt. De regels voor controle van werknemers zijn in beide gevallen gelijk. De werkgever mag de werknemer dus niet opeens intensiever monitoren omdat het werk vanuit huis wordt uitgevoerd.

Risico-inventarisatie en -evaluatie

De werkgever is verantwoordelijk voor het bieden van een gezonde en veilige werkplek. Het laten thuiswerken kan een van de maatregelen zijn, waarmee de werkgever de werkplek veiliger kan maken. Ook in de thuiswerksituatie moet de werkgever werknemers zoveel mogelijk beschermen.

De werkgever is verplicht een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te hebben waar onder andere rekening wordt gehouden met alle risico’s die er in verband met het werk, en dus ook met thuiswerken, aan de orde zouden kunnen zijn.

Inspectie SZW

De RI&E vormt daarmee een ingang voor de Inspectie SZW om te controleren of werkgevers de risico’s in verband met thuiswerken onderkennen en vervolgens maatregelen treffen.

Het toezicht op de thuiswerkplek richt zich voor de Inspectie SZW op het controleren van het beleid van de werkgever ten aanzien van thuiswerken.

Met betrekking tot de monitoringsoftware biedt de Arbeidsomstandighedenwet geen grondslag voor de Inspectie SZW om toezicht te houden op dergelijke controlemechanismen. De gegevens die worden verzameld door de toepassing van monitoringsoftware kunnen direct worden gelinkt aan individuele medewerkers. Om deze reden zijn deze gegevens te beschouwen als persoonsgegevens in de zin van de AVG. Het onrechtmatig en disproportioneel verwerken van persoonsgegevens is een overtreding van de AVG. Het toezicht op de naleving van de AVG ligt bij  de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Hybride werken

Het is onzeker hoe werkgevers en werknemers na de coronacrisis invulling gaan geven aan hybride werken. Verschillende onderzoeken lijken er wel op te wijzen dat werknemers die hun werk thuis goed kunnen doen, in de toekomst één tot drie dagen per week thuis willen werken.

Het is goed dat de vakbonden met de signalen die zij ontvangen alvast het gesprek aangaan met werkgevers over de mogelijke gevolgen hiervan.

Om werkgevers en werknemers hierbij te ondersteunen heeft het demissionaire kabinet eind maart 2021 de SER om een breed advies gevraagd over de toekomst van hybride werken.

Met hybride werken wordt de combinatie van thuiswerken en werken op locatie, bijvoorbeeld op kantoor, bedoeld. Met het advies van de SER in de hand kan het nieuwe kabinet een Agenda voor de toekomst van hybride werken vormgeven. Het doel van deze agenda is dat de samenleving, werkgevers, werknemers, het kabinet en andere relevante partijen beter kunnen anticiperen op de ontwikkelingen rond hybride werken na de coronacrisis.

Beantwoording Kamervragen over toename gebruik ‘gluurapparatuur’ door werkgevers

Controle van werknemers op site Autoriteit Persoonsgegevens

Klacht melden bij de AP

BRON: Accountancy van Morgen.