Werkkostenregeling; misverstanden en nieuwe inzichten

In de recente versie van het Handboek Loonheffingen (april 2015) zijn de recente wijzigingen en nieuwe inzichten van de Belastingdienst verwerkt als het gaat om toepassing van de werkkostenregeling. Een vijftal onderwerpen uit de praktijk lichten we nader toe.

De werkkostenregeling dient sinds 1 januari 2015 door alle werkgevers te worden toegepast. Tot deze datum was het mogelijk om nog gebruik te maken van het tot 1 januari 2011 geldende regime van vrije vergoedingen in verstrekkingen. In de overgangsperiode van 1 januari 2011 tot 1 januari 2015 bleek de werkkostenregeling nog niet erg populair. Mede om die reden is de regeling met ingang van 1 januari 2015 op een aantal onderdelen gewijzigd. Deze wijzigingen hebben mede tot gevolg gehad dat ook de Belastingdienst tot andere c.q. nieuwe inzichten is gekomen welke zijn verwerkt in de recente versie van het handboek loonheffingen (april 2015). Hierna bespreken we om deze reden de volgende onderwerpen.

• Parkeren bij de werkplek
• Internet en telefoon thuis
• Vaste kostenvergoedingen
• Maaltijden en andere consumpties
• Personeelsbijeenkomsten

1. Parkeren bij de werkplek

Onder de werkkostenregeling geldt voor een aantal voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt een nihilwaardering. Deze voorzieningen kunnen daardoor onbelast worden verstrekt. Voor toepassing van deze nihilwaardering is het van belang om goed in beeld te krijgen wanneer sprake is van een werkplek. De wetgever heeft de werkplek gedefinieerd als;

“iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige (lees: werkgever) de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is.”

De werkkamer in de eigen woning van de werknemer valt hier nadrukkelijk niet onder. Door de werkgever beschikbaar gestelde parkeergelegenheid is soms wel, soms ook niet als werkplek aan te duiden.

Met betrekking tot werknemers die een “auto van de zaak” tot hun beschikking hebben is dat geen probleem. Voor werknemers die met een eigen auto naar het werk komen is dat anders. Voor zover er geparkeerd wordt op het eigen bedrijfsparkeerterrein, aangrenzend aan het bedrijfspand, is er niets aan de hand. Op een dergelijk parkeerterrein draagt een werkgever gewoonlijk arboverantwoordelijkheid. Een probleem lijkt zich echter wel voor te doen in het geval waarin een werkgever geen (of onvoldoende) eigen parkeergelegenheid heeft en elders extra ruimte huurt, bijvoorbeeld in een openbare parkeergarage, of parkeervergunningen verstrekt om in de straat te kunnen parkeren.

Op dergelijke plaatsen ontbreekt meestal de arboverantwoordelijkheid voor de werkgever. Conclusie is dan dat er geen sprake is van een werkplek en dat over de waarde van deze parkeergelegenheid, in beginsel, loonbelasting moet worden voldaan.

Uit het voorgaande blijkt dat voor de werknemer die met de eigen auto naar het werk komt en aan wie een parkeergelegenheid buiten het bedrijfsterrein wordt ‘verstrekt’ onbelaste vergoeding alleen mogelijk is als deze binnen de zogenoemde “vrije ruimte” valt.

Echter, de werkgever kan bepalen dat hij arboverantwoordelijkheid kan en wil dragen met betrekking tot deze parkeergelegenheid.Hij merkt daarmee de parkeergelegenheid aan als werkplek. Als de werkgever deze zorgplicht schriftelijk vastlegt kan de waarde van de deze parkeerruimte op nihil worden gesteld. Consequentie is wel dat een werknemer zijn werkgever met succes aansprakelijk kan stellen in het geval door nalatigheid van de werkgever bijvoorbeeld de auto van de werknemer beschadigd raakt.

Een eenduidig advies aan een werkgever is daarom niet te geven. De verschillende belangen en consequenties dienen dan ook goed afgewogen te worden.

2. Internet en telefoon thuis

Sinds 1 januari 2015 geldvoor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen (inclusief dataverkeer) het noodzakelijkheidscriterium. Dit houdt in dat dergelijke voorzieningen onbelast vergoed, verstrekt en ter beschikking gesteld kunnen worden. Voorwaarde daarvoor is dan wel dat de werknemer zijn werk, naar redelijk oordeel van de werkgever, niet goed kan uitvoeren zonder de betreffende voorziening.

Ook internet thuis kan in dit kader onbelast worden vergoed. Het is echter onvoldoende dat het internet thuis bijdraagt aan een goede uitvoering van het werk. Vereist is dat zonder de internetaansluiting thuis de werknemer zijn of haar werk niet goed kan uitvoeren. Dit zou zich bijvoorbeeld bij werknemers in een ambulante functie kunnen voordoen.

Opmerkelijk is dat kosten van een vaste telefoonaansluiting in de woning van de werknemer niet onbelast kunnen worden vergoed. De vrijstelling geldt slechts voor mobiele communicatiemiddelen; de vaste telefoon sowieso niet, de mobiele telefoon, mits noodzakelijk, wel.

3. Vaste kostenvergoedingen

Ook onder de werkkostenregeling blijven vaste kostenvergoedingen mogelijk. Dergelijke kostenvergoedingen zijn onbelast indien en voorzover ze bestaan uit kostensoorten die ook onder de werkkostenregeling nog onbelast te vergoeden zijn. Het gaat dan om intermediaire kosten en kosten die gericht zijn vrijgesteld (inclusief de kostensoorten waarvoor voortaan het noodzakelijkheidscriterium geldt).

De vraag waar veel werkgevers in de praktijk tegenaanlopen is: moet ik dit jaar ook een steekproef uitvoeren, ter onderbouwing van mijn vaste kostenvergoedingen? Het gaat dan om een steekproefsgewijs onderzoek waarbij (vaak een deel van) de werknemers hun werkelijke kosten bijhouden, betalingsbewijzen verzamelen en de zakelijkheid van de kosten schriftelijk toelichten. Een dergelijke steekproef heeft meestal een duur van 3 maanden.

Het antwoord hiertoe kunt u in vinden in het Handboek Loonheffingen 2015 waarin de Belastingdienst daarover het volgende opmerkt:

“U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.”

Conclusie; de invoering van de werkkostenregeling betekent niet automatisch dat de werkgever een steekproef hoeft uit te voeren ter onderbouwing van de vaste kostenvergoedingen die hij ook al voor 1 januari 2015 verstrekte. Wel is het zaak om kritisch te kijken of de componenten waaruit de vaste kostenvergoeding is opgebouwd gericht zijn vrijgesteld en daardoor onbelast vergoed mogen worden.

4. Maaltijden en andere consumpties

Niet-zakelijke maaltijden die de werkgever op de werkplek aanbiedt aan zijn werknemers, zoals de dagelijkse lunch in het bedrijfsrestaurant, worden met ingang van 2015 gewaardeerd op € 3,20 per maaltijd. Dit bedrag dient belast te worden bij de werknemer, dan wel te worden meegenomen in de vrije ruimte van 1,2%. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag in mindering worden gebracht op het bedrag van € 3,20.

Tijdens een door de Belastingdienst gehouden webinar is geantwoord dat een losse kop soep of alleen een snack geen maaltijd vormen. Dit betreft consumpties die op nihil worden gewaardeerd als ze maar op de werkplek worden genuttigd. Van een lunch is, naar mening van de Belastingdienst, wel sprake als het bijvoorbeeld gaat om een kop soep met een aantal boterhammen en een beker melk.

Kenmerk van de werkkostenregeling is dat het totaal van de verstrekkingen niet per werknemer hoeft te worden bijgehouden. Van belang is het totaal aantal op de werkplek verstrekte (niet-zakelijke) maaltijden. Eindheffing is verschuldigd over het totaal aantal maaltijden x € 3,20 minus de totaal betaalde eigen bijdragen van de werknemers. Dit betekent dat zodra gemiddeld genomen minimaal € 3,20 door medewerkers wordt betaald voor een maaltijd, er geen te belasten bedrag zal zijn, danwel dat er geen bedrag ten laste hoeft te worden gebracht van de vrije ruimte van 1,2%.

Voor wat de praktische ‘verwerking’ van de maaltijden in bedrijfsrestaurants betreft, mag de werkgever uitgaan van de prijslijst die in het restaurant wordt gehanteerd. Kan uit een dergelijke prijslijst worden afgeleid dat een gemiddelde lunch de werknemer minimaal € 3,20 kost, dan is de werkgever al ‘klaar’ er hoeft er geen loonvoordeel te worden belast.

Zijn de kosten van een gemiddelde lunch op basis van de prijslijst echter minder dan € 3,20? Dan kan de werkgever bijvoorbeeld tijdens een bepaalde periode de werkelijk door de werknemers betaalde kosten bijhouden en vervolgens met de inspecteur afspraken maken over het, over een langere periode, eventueel in aanmerking te nemen belaste deel.

Zakelijke maaltijden kunnen altijd onbelast worden verstrekt. Van een zakelijke maaltijd is sprake als deze onderdeel zijn van tijdelijke verblijfskosten of een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. Van een maaltijd die onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten is sprake bij:

• dienstreizen
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew

Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:

• al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
• therapeutisch mee-eten
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
• werknemers die door hun werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kunnen eten.

In de praktijk komt het ook regelmatig voor dat een lunch wordt gecombineerd met werkoverleg. In dat geval is geen sprake van een zakelijke maaltijd. Indien een zakelijke bijeenkomst, bijvoorbeeld een bedrijfspresentatie wordt gecombineerd met een maaltijd kan wel sprake zijn van een zakelijke maaltijd.

5. Personeelsbijeenkomsten

Onder de werkkostenregeling zijn personeelsfeesten belast. Ook hier geldt dat de (factuur)waarde kan worden meegenomen in de vrije ruimte van 1,2%. Als het personeelsfeest echter op de werkplek plaatsvindt wordt het personeelsfeest op nihil gewaardeerd en eventuele (dus niet zakelijke) maaltijden op € 3,20.

In de praktijk blijkt dat onduidelijkheid bestaat als het gaat om ‘personeelsactiviteiten’. Hoe moet bijvoorbeeld worden omgegaan met een teambuildings-uitje? Of een activiteit waarbij het trainen van bepaalde vaardigheden centraal staat? Mogelijk moeten bepaalde activiteiten worden gesplitst in een zakelijk en niet-zakelijk (en dus wel te belasten) deel.

Ook hier geeft het Handboek Loonheffingen 2015 antwoord. Zo stelt de Belastingdienst het volgende over studiedagen met een gemengd karakter:

“Als u een studiedag met verschillende activiteiten organiseert, kunnen verschillende vrijstellingen een rol spelen. Als u zo’n dag organiseert voor uw werknemers met lunch, diner en een ontspannend avondje teambuilding, moet u – afhankelijk van de invulling van het programma en de tijdsbesteding – de kosten splitsen in:

de kosten van activiteiten met vooral een zakelijk karakter. Deze kosten zijn vrijgesteld op basis van de volgende gerichte vrijstellingen:

• cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke
• tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking
• maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter

de kosten van activiteiten met vooral een consumptief karakter

• de regels voor het personeelsfeest zijn van toepassing.”

Over personeelsfeesten wordt in het Handboek Loonheffingen 2015 vervolgens opgemerkt: “Hoe u om moet gaan met personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, hangt af van de locatie van het feest:

feest op de werkplek

• de verstrekte consumpties zijn onbelast, ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling toepast.

feest op externe locatie bij een derde

• deze feesten zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.”

Aanvullend daarop wordt opgemerkt, dat, vergoedingen voor personeelsfeesten, recepties en jublileumfeesten belast loon van de werknemer zijn. Dit loon kan ook als eindheffingsloon worden aangewezen. Bij een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeft u de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn dan onbelast.

Bron: Extendum