Onbelaste vaste kostenvergoeding en gerichte vrijstelling

Als je een vaste kostenvergoeding aan werknemers betaalt is het belangrijk om die vergoeding goed te onderbouwen, blijkt uit een recente uitspraak van het gerechtshof Den Haag.

Een werkgever mag een vaste kostenvergoeding onder voorwaarden onbelast betalen aan werknemers. In hoger beroep is in geschil of, en zo ja, in hoeverre de in 2015 ontvangen ‘per diem’ onbelast is. In het bijzonder draaide het daarbij om de vraag of, en zo ja, in hoeverre sprake is van een gerichte vrijstelling. De werknemer vindt van wel, de inspecteur van de Belastingdienst niet.

Wat was de situatie?

Een werknemer kreeg van zijn buitenlandse werkgever een ‘per diem’ van € 4,60, een dagvergoeding voor verblijfkosten (eten, drinken en overnachtingen) die tijdens de dienst buiten zijn vaste arbeidsplaats in het buitenland worden gemaakt.

De werknemer vond dat het bedrag belastingvrij moest blijven, omdat er een gerichte vrijstelling geldt voor verblijfkosten. De Belastingdienst ontkende niet dat voor verblijfkosten een gerichte vrijstelling bestaat, maar stelde zich op het standpunt dat het hier om een vaste vergoeding ging.

Voor een vaste vergoeding geldt dat deze alleen onbelast kan blijven als voorafgaand aan de betaling een onderzoek is ingesteld naar de werkelijk gemaakte kosten. Het Hof oordeelde in hoger beroep dat dit inderdaad een voorwaarde is voor het mogen betalen van een onbelaste vaste vergoeding en dat in daar deze casus geen sprake is geweest. Het Hof stelde de Belastingdienst dus in het gelijk.

Oordeel Hof

De werknemer heeft erkend dat de werkgever geen onderzoek heeft gedaan naar de werkelijke kosten die aan de per diem ten grondslag liggen. Hij verwijst in dit kader naar een door hem overgelegd overzicht getiteld ‘Worldwide Subsistence Rates (effective from 1 january 2010)’ dat, naar hij stelt, betrekking heeft op steden waarop zijn werkgever vliegt.

Wat oordeelde het Hof?

“Naar het oordeel van het Hof is met dit overzicht niet voldaan aan de voorwaarde dat aan de per diem een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Het overzicht is qua aard van de kosten en tijdspanne te algemeen en bevat bovendien kosten die niet tot de per diem van de werkgever behoren, zoals hotelkosten. Op grond van dit overzicht kan niet worden vastgesteld welke kosten aan belanghebbende worden vergoed en of de hoogte van de vergoeding gebruikelijk is.

Bij gebrek aan dit onderzoek is de gerichte vrijstelling op grond van artikel 31a, lid 3, Wet LB niet van toepassing. De vraag of aan de voorwaarde van het gebruikelijkheidscriterium is voldaan, behoeft derhalve geen beantwoording, zo dit zonder onderzoek al mogelijk zou zijn.”

Alhoewel deze uitspraak is vastgesteld voor de inkomstenbelasting, zijn de voorwaarden en de systematiek voor de loonheffingen identiek.

Onbelaste vergoeding

Als een werkgever een belastingvrije vaste vergoeding wil betalen aan medewerkers, zijn er de volgende mogelijkheden om deze vergoeding ‘netto’ (belastingvrij) te betalen.

1 Vrije ruimte WKR

De meest eenvoudige manier is om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Daarmee is de vergoeding voor de werknemer belastingvrij en ook voor de werkgever blijft de vergoeding zonder fiscale gevolgen, mits op jaarbasis de grens van de vrije ruimte die de werkgever in totaal heeft niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever hier 80 procent eindheffing over.

Gebruikelijkheidstoets

Een bijkomende voorwaarde – die altijd geldt bij het aanwijzen van loon als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte – is dat het niet ongebruikelijk is om dergelijke vergoedingen via de vrije ruimte (dus netto) te betalen: de gebruikelijkheidstoets.

Voor de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst in de praktijk het beleid dat hieraan wordt voldaan als maximaal € 2.400 per persoon per jaar als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen. Dat betekent dat een werknemer op deze manier € 200 per maand zou kunnen ontvangen zonder in strijd te komen met deze gebruikelijkheidstoets.

2 Gerichte vrijstelling

Wat meer uitvoerig, maar uiteindelijk wel fiscaal optimaler, is om gebruik te maken van een afzonderlijke vrijstelling die in de Wet op de loonbelasting 1964 staat. Zo bestaan er vrijstellingen voor reiskosten, verblijfskosten, extraterritoriale kosten (ET-kosten), telefoonkosten, kosten voor gereedschappen, et cetera.

Als aan de voorwaarden van zo’n gerichte vrijstelling wordt voldaan, kan de werkgever dergelijke kosten belastingvrij betalen en gaat zo’n vergoeding verder ook niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Hierbij is het belangrijk dat aantoonbaar is dat de kosten gemaakt zijn, bijvoorbeeld doordat de werknemer een kostendeclaratie met bonnetje indient.

Kostenonderzoek vooraf

Als een werkgever talloze losse declaraties wil voorkomen, kan de werkgever ook een vast bedrag vergoeden, bijvoorbeeld per gewerkte dag of per week of maand.

In de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat zo’n vaste kostenvergoeding mogelijk is onder de voorwaarde dat voorafgaand aan de betaling, een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten. Er gelden geen harde eisen waaraan zo’n onderzoek moet voldoen, maar een onderzoek van drie maanden wordt als uitgangspunt genomen.

Werknemers bewaren gedurende die periode bonnetjes en dergelijke van hun uitgaven, die dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding. Het is verder ook belangrijk dat de vaste vergoeding gespecificeerd is naar aard (welke kosten) en hoogte (welke bedragen).

Met het uitvoeren van een dergelijk kostenonderzoek is het mogelijk is om een belastingvrije vergoeding te betalen.

Tot slot nog twee aandachtspunten.

Vaste vergoeding volgens cao

In cao’s staan vaak ook vaste vergoedingen waarop de werknemers recht hebben. Dit betekent niet dat daarmee de vergoeding automatisch belastingvrij kan worden betaald. Ook voor zulke cao-vergoedingen is een fiscaal correcte onderbouwing nodig.

Reisregeling ambtenaren

Werkgevers kunnen voor hun werknemers – in dienst als ambtenaar – ook gebruikmaken van de regeling die is opgenomen in de CAO Rijk. Deze regeling maakt het mogelijk om een vaste vergoeding toe te kennen als een ambtenaar op dienstreis is. Deze vergoeding ziet onder meer toe op het vergoeden van maaltijdkosten en op kleine uitgaven.

De reisregeling is van toepassing op zowel dienstreizen in het binnenland als naar het buitenland en is onder voorwaarden ook toepasbaar voor particuliere werkgevers. Voor reizen naar het buitenland verschillen de bedragen per land. Voor toepassing van deze regeling is géén voorafgaand onderzoek naar de kosten vereist.

Wel moet deze werknemer vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar zijn met een ambtenaar op dienstreis.

Uitspraak Hof Den Haag, 16 maart 2021, ECLI:NL:GHDHA:2021:575

Bron:  Accountancy van Morgen.