KOM JIJ BIJ ONS TEAM?
Wij zijn op zoek naar een:
SECRETARIEEL MEDEWERKER / DUIZENDPOOT (32-36 UUR)
Ons hechte team wordt gevormd door de specialisten Erwin, Mirjam, Karine, Anne-rieke,
Willie, Kees en Regina. We verwelkomen jou graag als achtste collega. Ieder teamlid is waardevol voor Fiducia. Er is aandacht voor wie jij bent.
Wil jij de volgende taken verzorgen?
- Maandelijkse facturering en debiteurenbeheer
- Secretariële taken: o.a. telefoon, receptie, post en agenda beheer
- Management ondersteuning/ office management
- Algemeen dossierbeheer voor klanten en Fiducia
- Verzorgen van de catering en alle voorkomende huishoudelijke werkzaamheden
- Ondersteunen bij werkzaamheden van je collega’s
Wat hebben wij jou te bieden:
- Salaris tot € 3.250 bruto per maand, o.b.v. fulltime
- 25 vakantiedagen o.b.v. fulltime
- Tijd-voor-tijdregeling
- Variabele eindejaarsbonus
- Dagelijkse lunch
- Stoelmassage (maandelijks)
- Samen sporten (woensdag)
- Pensioenregeling
Heb je kennis of ervaring die jou geschikt maakt voor deze functie?
Bel of stuur een e-mail voor 8 mei om een afspraak te maken met: Anne-rieke Jansen van ‘t Laar.
Fiducia Accountancy B.V. is een klein, professioneel accountantskantoor in Amersfoort. Onze klanten werken met ons samen vanwege onze hoge kwaliteit, persoonlijke benadering, hoge kennisniveau en informele klantcontact dat is gebaseerd op vertrouwen. De klantenkring binnen het (midden- en) kleinbedrijf past dan ook goed bij ons.
Een Dag in het Leven van Onze Nieuwe Collega:
Het is maandagochtend, de zon begint net op te komen en jij bent de eerste die het kantoor binnenloopt. Je zet het alarm eraf, start je computer op en terwijl je wacht tot alles opstart, maak je een rondje door het kantoor. Alles moet in orde zijn: de koffiemachine moet gevuld zijn, de kopieermachine moet klaar voor gebruik zijn en je zorgt ervoor dat alles er netjes uitziet.
Als je klaar bent, open je je e-mail en begin je met de verwerking van binnengekomen berichten. Ondertussen komen de collega’s ook allemaal binnen. Rond negenen gaat de bel; de eerste klant arriveert. Met een grote glimlach op je gezicht verwelkom je hem of haar en begeleid je de client naar de accountant. Je zorgt ervoor dat beiden van een drankje worden voorzien.
Terwijl de accountant met de klant in gesprek is, ga je verder met je taken. De bel gaat opnieuw; de post is aangekomen. Je neemt de tijd om de post te sorteren, deze te digitaliseren en ervoor te zorgen dat elk stuk bij de juiste persoon terechtkomt en in het juiste cliëntdossier wordt verwerkt.
Na de postverwerking kijk je in de agenda en zie je dat er binnenkort een jaarrekening bespreking met een cliënt gepland staat. Je gaat aan de slag om alle benodigde documenten, zoals de jaarrekeningen en andere formele papieren, uit te printen en op een overzichtelijke manier klaar te leggen bij de accountant. Dit vraagt aandacht voor detail, want het is cruciaal dat alles op tijd en correct is voorbereid.
Tussendoor rinkelt de telefoon: de onderhoudsmonteur belt om een afspraak in te plannen. Je noteert de details en bevestigt de afspraak in de kantooragenda, terwijl je ondertussen denkt aan de volgende taken op je lijst. En dan, ding dong, de deurbel gaat weer, de boodschappen worden bezorgd. Je handelt dit af, zorgt dat alles netjes wordt opgeruimd en dan is het tijd om te lunchen. Je vraagt je collega’s wat ze willen eten en begint met koken, terwijl je tussendoor ook nog een keer de telefoon opneemt. Geen probleem voor jou, multitasken is jouw tweede natuur!
Na de lunch zorg je ervoor dat de keuken weer netjes is en maak je een rondje door het kantoor om de vaat te verzamelen en zet de vaatwasser aan. Vervolgens ga je weer terug naar je bureau. Tijd om de jaarrekening en documenten die zijn uitgeprint te verzamelen, in te binden en klaar te leggen bij de accountant.
Dan komt een collega naar je toe met de vraag om een e-mail naar alle klanten te verzenden over een wijziging in de regelgeving. Je begrijpt het belang van deze taak en gaat er meteen mee aan de slag, want dit heeft prioriteit. Je had eigenlijk ook nog de vooraf ingevulde aangiften inkomstenbelasting voor de afspraken van volgende week willen gereedzetten, maar dat schuif je door naar morgen.
Tegen het einde van de dag is het tijd om je uren per klant en voor kantoorwerkzaamheden te registreren en een laatste rondje door het kantoor te maken. Je zorgt ervoor dat het koffiezetapparaat schoon is, de vaatwasser is uitgepakt en dat de planten water krijgen. Nog even checken of de computers en airco uit zijn en dan naar huis. Het is een drukke, maar zeer tevredenstellende dag geweest en je kijkt ernaar uit om morgen weer aan de slag te gaan.
Een nieuwe dag begint en deze keer komt er geen post. Je opent je e-mail en agenda en werkt deze gedurende de dag bij. Je ziet dat je collega aanstaande zaterdag jarig is en regelt een mooie bos bloemen namens het hele team.
Vandaag is er werkoverleg. Je zorgt ervoor dat de vergaderzaal gereed is en de agenda en notulen van het vorige werkoverleg klaar liggen. Tijdens het overleg notuleer je aandachtig en draag je met je eigen input bij aan het overleg. Vandaag heb je al even door het archief gelopen en geïnventariseerd dat er diverse kantoorartikelen nodig zijn, je vraagt je collega’s of je ook voor hen nog wat kan bestellen. En natuurlijk, heb je voor iedereen luxe broodjes geregeld voor na het overleg. Na het overleg wordt iedereen, ook jij, verwend met een heerlijke stoelmassage door onze masseuse Tamara.
Na de massage ga je gelijk aan de slag met het uitwerken van de notulen, zodat deze ter revisie aan de directeur kunnen worden gestuurd. Je had ook voor vandaag gepland om de vooraf ingevulde aangiften gereed te zetten, iets wat je gisteren niet hebt kunnen doen. Je maakt hier een start mee en zorgt ervoor dat alles tijdig in orde is.
Tussendoor heb je ook nog de verantwoordelijkheid om besproken jaarrekeningen te digitaliseren en deze zo snel mogelijk naar de klanten te versturen. Ook werk je dan het klantdossier hiervoor bij. Dit vereist dat je zorgvuldig te werk gaat en alle formele stappen in het werkproces goed volgt. Je archiveert alles zowel fysiek als digitaal, zodat alles georganiseerd blijft.
Aan het einde van de dag maak je nog een laatste ronde door het kantoor. Je weet dat het morgen de eerste van de maand is en dat betekent dat facturatie prioriteit nummer één is. Je kijkt ernaar uit om samen met je collega aan deze belangrijke taak te werken.
Als jij het type persoon bent dat van afwisseling houdt, georganiseerd en klantgericht is, snel kan schakelen, en binnen de opgestelde procedures ook flexibel kunt handelen, dan nodigen we je uit om te solliciteren. Sluit je aan bij ons team en beleef elke dag nieuwe uitdagingen!